Ventajas del uso de los formularios digitales (2024)

• marzo 1, 2018
• porSandra Melo

• Formularios Móviles, Transformación Digital

El uso de formularios digitales ayudará a tu empresa a reducir costos, a agilizar los procesos comerciales y a mejorar la eficiencia en la recolección y análisis de información.
Recopilar y analizar datos es una tarea esencial para cualquier empresario, ya que el análisis de la información procesada les permite tomar decisiones informadas y mejorar su gestión.
Tradicionalmente se han usado encuestas por correo, entrevistas telefónicas y entrevistas puerta a puerta para acceder a la información. Con la llegada de la digitalización, estos procedimientos han sido reemplazados por otros métodos más sofisticados y efectivos.
La transformación digital está cambiando la manera de hacer negocios y la forma de realizar investigaciones y estudios de mercado. Muchas operaciones que antes se ejecutaban manualmente hoy se realizan utilizando métodos digitales. La tecnología ha tenido un gran impacto en la forma de abordar las investigaciones de mercado y la recopilación de datos y ha proporcionado a los investigadores nuevas herramientas que han modernizado estos procesos.

En los tiempos que corren todo cambia muy rápidamente y las empresas deben reaccionar rápidamente y adaptarse a las nuevas demandas de sus clientes y del mercado para lograr establecerse en un entorno cada vez más competitivo. Los empresarios siempre están intentando maximizar sus recursos, optimizar sus operaciones y hacer que sus negocios sean más rentables y para lograrlo deben encontrar métodos eficientes para compilar datos y convertirlos en información útil para mejorar sus gestiones. Para tomar las decisiones correctas es necesario procesar y evaluar grandes volúmenes de datos. Y es ahí donde el rol de los formularios digitales adquiere importancia, ya que permiten obtener resultados más precisos y de una manera más rápida que usando los tradicionales formularios de papel.

¿Qué es un formulario digital?

Los formularios se han utilizado durante años, especialmente para solicitar información, gestionar facturas e informes financieros, administrar recursos humanos y legales, realizar inspecciones y auditorías, gestionar compras, servicios (mantenimiento, garantías, cotizaciones) y elaborar inventarios, entre otros usos.

Tradicionalmente, los formularios se entregaban por correo o eran distribuidos por la persona encargada de realizar las entrevistas. Uno de los problemas de este método es que no es fácil de implementar. Acceder a las personas idóneas y lograr que completen el cuestionario puede llegar siendo un proceso largo y engorroso.

Luego de recopilar toda la información necesaria, las empresas tenían que lidiar con enormes cantidades de datos esperando ser clasificados, procesados y evaluados. Usando formularios digitales, las empresas pueden obtener la misma información de una manera más rápida y sencilla. Los formularios digitales son versiones electrónicas de formularios de papel que se pueden completar en una computadora o en un dispositivo móvil y permiten a las empresas recolectar información de manera rápida y precisa.

¿Cómo los formularios digitales pueden beneficiar a tu negocio?

Ahorro de tiempo y dinero

El uso de formularios digitales tiene un impacto significativo en el ahorro de tiempo y costos, ya que desaparecen los costos de impresión, almacenamiento y distribución. El uso de los sistemas de recopilación manual de datos requiere de tiempo y recursos que muchas empresas no están en condiciones de proporcionar. La administración y transferencia de información recopilada a través de encuestas en papel es un proceso lento y engorroso. Con la recopilación automatizada de datos, no necesitas invertir tiempo y recursos en entradas de datos manuales porque el software identifica, selecciona y procesa los datos automáticamente. Esta simplificación del proceso de recolección y análisis permite reducir los costos operativos. Los datos digitales se pueden almacenar, copiar y respaldar de manera fácil y económica, lo que le se traduce en ahorro de tiempo y dinero para tu empresa.

Alcance masivo

El proceso de recolección de datos en terreno puede ser lento y complicado. En cambio, la recolección digital de datos es mucho más simple y facilita, además, el proceso de distribución. Los formularios digitales pueden ser distribuidos masivamente usando plataformas de correo electrónico o a través de redes sociales. Esta es una gran ventaja en un entorno donde el tiempo es un recurso muy valioso.

Mejora la efectividad y la precisión de los datos

Los formularios digitales pueden rellenar automáticamente los campos usando datos ingresados previamente y permiten, además, validar la información ingresada antes de ser enviada. La recopilación de datos digitales también elimina errores de entrada y la pérdida de datos que puede producirse durante la transcripción. Los formularios digitales permiten, asimismo, rastrear y guardar el nombre del usuario, la geolocalización y la hora en que la información fue enviada.
La información recopilada mediante formularios digitales es más precisa y completa que la recopilada mediante formularios impresos, ya que el proceso digital reduce significativamente los errores manuales, las discrepancias y todas las imprecisiones que van de la mano de los procedimientos manuales.

Informes en tiempo real

La recolección manual de datos no permite el acceso a una visión de conjunto en tiempo real y debes esperar a que toda la información sea ingresada para obtener un resultado. En una plataforma digital, los datos pueden ser revisados y analizados luego de haber sido enviados y subidos al servidor. Este factor es esencial, ya que permite a tu empresa generar informes a un ritmo mucho más rápido y tomar decisiones proactivas en vez de reactivas.
Los formularios digitales también brindan la flexibilidad de modificar la encuesta de acuerdo con los comentarios recibidos en tiempo real.

¡Es hora de digitalizarse!

La recopilación de información mediante formularios digitales es un paso hacia el futuro porque facilita la recopilación, entrada y análisis de datos, proporcionando resultados más precisos en menos tiempo.
Si tiene un negocio y aún no has utilizado formularios digitales para recopilar información, es el momento de dar un paso adelante y adoptar la digitalización.

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